Formulario Brief | GESELEC S.A.C.

1

Datos de Geselec

Informacion general que el bot y el CRM usaran para responder y presentarse.

1. Cual es el nombre comercial exacto que debe usar el bot?

2. Como debe describirse Geselec en una frase corta?

3. Cuales son las lineas de negocio que debe reconocer el sistema?

Confirmar el peso de cada una: servicios electromecanicos, venta de equipos, proyectos y mantenimiento.

4. Cual es la direccion exacta de la oficina o taller?

5. Cual es la zona de cobertura para atencion en sitio?

Es clave para que el bot sepa si puede comprometer una visita tecnica o debe derivar.

6. Cuales son los canales oficiales de contacto?

7. Cuales son las redes sociales o enlaces que debe conocer el bot?

2

Identidad y tono del bot

Define como debe sonar el asistente de Geselec en WhatsApp.

8. Como se llamara el bot?

9. Como debe tratar al cliente?

De tu Cercano y conversacional. De usted Mas formal y profesional. Mixto Segun tipo de cliente. Otro

Otro (especificar)

10. Que tono debe tener?

La cartera incluye clientes como Divemotor, Sodexo y Cruz del Sur: la conversacion suele ser con jefes de mantenimiento e ingenieros.

Otro (especificar)

11. Que palabras, promesas o frases debe evitar el bot?

12. El bot puede usar emojis?

Si, moderado Solo confirmaciones No usar emojis Otro

Otro (especificar)

13. Que mensaje de bienvenida debe enviar?

3

Alcance del bot

Que puede resolver solo y que debe derivar a un asesor.

14. Que consultas puede resolver el bot sin un asesor?

Horarios de atencion Ubicacion y cobertura Que servicios ofrecen Catalogo de equipos y precios Certificaciones y homologaciones Tomar datos para una cotizacion Otro

Otro (especificar)

15. Que casos debe derivar obligatoriamente a un asesor?

Cliente pide hablar con persona Emergencia electrica o planta parada Cotizacion de proyecto o servicio Licitacion o proceso de compra Reclamo o garantia Facturacion y cobranzas Otro

Otro (especificar)

16. El bot puede dar precios?

Los equipos ya tienen precio publico en la web, pero los servicios suelen requerir evaluacion previa.

No Solo deriva. Solo equipos Servicios se cotizan. Equipos y servicios Otro

Otro (especificar)

17. Que precios, paquetes o promociones puede mencionar?

18. Que mensaje debe usar cuando derive a un asesor?

4

Visitas tecnicas, emergencias y tiempos de respuesta

Reglas de agenda en sitio y que se puede prometer ante una urgencia.

19. Cual es el horario oficial de atencion?

20. Atienden emergencias fuera del horario habitual?

Una subestacion caida o una planta detenida no espera al dia siguiente. Define si el bot puede activar un canal de urgencia.

Si, 24/7 Solo clientes con contrato No, solo en horario Otro

Otro (especificar)

21. Que tiempo de respuesta pueden comprometer?

22. Como debe funcionar el agendamiento de una visita tecnica?

Solo solicitud Un asesor confirma. Agenda en calendario Reserva automatica Otro

Otro (especificar)

23. Que datos necesita el bot antes de agendar una visita?

Mientras mas complete el bot, menos llamadas de ida y vuelta hace el equipo tecnico.

24. Cual es el enlace o acceso del calendario de visitas?

25. Cual es la politica de reprogramacion o cancelacion de visitas?

5

Servicios y catalogo de equipos

Informacion que alimenta las respuestas del bot y el catalogo del CRM.

26. Que servicios debe ofrecer el bot?

Subestaciones electricas Pruebas electricas Tratamiento de aceite dielectrico Instalaciones electricas Estudio de calidad de energia Pozos a tierra Tableros electricos Sistemas ininterrumpidos (UPS) Otro

Otro (especificar)

27. Que incluye cada servicio?

28. Que servicios requieren evaluacion en sitio antes de cotizar?

29. El bot puede cotizar equipos del catalogo?

La web ya publica UPS, transformadores, estabilizadores, baterias y paneles LED con SKU y precio.

Si, con precio y stock Si, precio referencial No, solo deriva Otro

Otro (especificar)

30. Que marcas y familias de producto debe manejar?

31. Como se maneja el stock y los tiempos de entrega?

32. Que garantias aplican a servicios y a equipos?

Suelen ser distintas: la del servicio la da Geselec, la del equipo el fabricante.

33. Que certificaciones y homologaciones debe mencionar el bot?

La web indica "estamos certificados y homologados": es un argumento fuerte ante clientes corporativos.

6

Equipo comercial y reglas de asignacion

Datos del equipo y como el CRM debe repartir las conversaciones.

34. Cuantos asesores comerciales usaran el CRM?

Este numero define la cantidad de usuarios del CRM y por lo tanto el plan mensual.

35. Cuales son los nombres completos y cargos de cada asesor?

Nombre completo, cargo, telefono, correo y horario. En la web figuran Julio y Edson con numeros propios.

36. En que momento debe asignarse el lead a un asesor?

Define la condicion que dispara la asignacion automatica de la conversacion.

Al primer mensaje Toda conversacion entra ya asignada. Al completar datos minimos Servicio, equipo y ubicacion. Al solicitar una cotizacion Al pedir hablar con una persona Ante una emergencia Prioridad maxima. Si es cliente recurrente Va a su asesor de cuenta. Otro

Otro (especificar)

37. Con que criterio debe elegirse al asesor?

Se puede combinar mas de uno. Si se marcan varios, indicar el orden de prioridad en la pregunta siguiente.

Por tipo de servicio Subestaciones, UPS, pozos... Servicio vs. venta de equipos Por zona geografica Lima o provincia. Round robin Rotacion equitativa entre asesores. Por disponibilidad Segun carga de cada asesor. Manual por administrador Otro

Otro (especificar)

38. Si se asigna por servicio, cartera o zona, quien atiende cada una?

39. Que debe pasar si no hay asesores disponibles o es fuera de horario?

7

CRM, base de datos y seguimiento

Usuarios, campos, estados, etiquetas y reportes.

40. Quienes usaran el CRM?

41. Subir el formato de base de datos actual

Si Geselec maneja hoy un Excel de clientes, cotizaciones o equipos instalados, de ahi salen los atributos y columnas del CRM.

42. Comentarios sobre el formato de base de datos

43. Que datos de la solicitud deben guardarse en la ficha?

Empresa y RUC Sector o rubro Sede o planta Servicio de interes Equipo instalado Marca, potencia, antiguedad. Contacto tecnico en sitio Monto estimado del proyecto Fecha requerida o parada programada Otro

Otro (especificar)

44. Cuales seran los estados del embudo comercial?

45. Que etiquetas deben existir?

46. Que reportes quiere ver Geselec?

8

Integraciones, postventa y mantenimiento

Numeros de WhatsApp, seguimiento, resenas y recordatorios de mantenimiento.

47. Que numeros de WhatsApp se usan hoy para atencion comercial?

En la web figuran tres numeros distintos, cada uno con un asesor: 960 824 630 (Julio), 936 736 067 (Edson) y 960 281 837.

48. Quieren unificar la atencion en un solo numero?

Es la decision mas importante del proyecto. Con un numero unico, ninguna consulta queda en el celular de una sola persona y la gerencia puede ver todo.

Si, un numero unico Si, con un numero nuevo No, mantener los actuales Otro

Otro (especificar)

49. A cuantos dias de terminado el servicio debe hacerse el seguimiento?

50. Que debe decir el bot si el cliente quedo conforme?

51. Que debe hacer el bot si el cliente quedo disconforme?

52. Cual es el enlace oficial para resenas de Google?

53. Como deben funcionar los recordatorios de mantenimiento preventivo?

Es el ingreso recurrente del negocio: pruebas periodicas, tratamiento de aceite y revision de pozos tienen frecuencia conocida.

54. Quien aprueba finalmente los textos y flujos del bot?

55. Comentarios finales o pendientes importantes

✓

Resumen del brief

Revisa, copia o descarga las respuestas recopiladas.

Preguntas para configurar el bot de WhatsApp y el CRM de Geselec

Datos de Geselec

Identidad y tono del bot

Alcance del bot

Visitas tecnicas, emergencias y tiempos de respuesta

Servicios y catalogo de equipos

Equipo comercial y reglas de asignacion

CRM, base de datos y seguimiento

Integraciones, postventa y mantenimiento

Resumen del brief